Lập chín đơn mua hàng — kiểm tra nguồn và lịch nhận

Chín vật tư bổ sung phục vụ đơn V-Mart giao 31/08/2026 đã có báo giá Đã lựa chọn. Mua hàng lập đơn mua hàng (PO) trực tiếp từ từng báo giá, giữ nguyên nhà cung cấp, mặt hàng, kho, lượng, ĐVT, đơn giá và điều khoản. PO Nháp chưa được duyệt, phát hành, nhận hàng hoặc ghi công nợ.

Ngày PO 04/08 là giả định demo bổ sung, không phải phê duyệt ngân sách có hiệu lực ngày 22/08. Lịch demo dùng thứ Hai–thứ Sáu, chưa khai báo ngày nghỉ tháng 8; không tính ngày bắt đầu. Agri 7 ngày làm việc → 13/08; Nut 10 → 18/08; Pack 14 → 24/08. Đây là ngày dự kiến, không phải xác nhận giao hàng thực từ nhà cung cấp. Khi vận hành, đối chiếu lịch NCC, ngày nghỉ và thời điểm PO được xác nhận.

Kết quả cuối nhóm: đủ 9 PO Nháp, tổng 1.292.850.000 VND trước thuế theo báo giá; chưa phải hóa đơn/VAT đầu vào. Lô dừa và chứng từ đã xử lý trước đó giữ nguyên. Mã PO được hệ thống sinh: dùng mã thực tế của lần demo đang thao tác.

Quy trình chung — nhập ngày và kiểm tra trước khi tạo

Đăng nhập vai trò Mua hàng (Tài khoản được cấp theo vai trò). Mở Purchase → Source → RFQ → Supplier quotes, chọn đúng báo giá Selected và bấm Create PO. Đối chiếu dòng nguồn, nhập ngày PO và ngày dự kiến nhận. Chỉ đánh dấu đã kiểm tra lịch sau khi thực sự đối chiếu số ngày làm việc/ngày nghỉ/điều khoản. Bấm Review, đọc lại mã báo giá và hai ngày trước khi xác nhận Create PO from quotation một lần.

Ví dụ đậu nành: nhập 04/08 → 13/08, đối chiếu 1.020 KG × 45.000 = 45.900.000 VND và lịch 7 ngày làm việc.

Xác nhận tạo từ đúng SQ000002 và đúng ngày; chưa phải gửi duyệt hoặc phát hành PO.

Nếu kết nối bị gián đoạn sau xác nhận, mở danh sách PO và kiểm tra đơn từ chính báo giá trước khi thử lại; không tạo thêm đơn chỉ vì chưa thấy thông báo thành công.

Đối chiếu kết quả — đúng PO và từng dòng vật tư

Cùng PO000002: mã chứng từ, Nháp, nhà cung cấp Agri và ngày PO 04/08.

Kết quả bên phải: 45.900.000 VND, dự kiến nhận 13/08; lượng đã nhận bằng 0, chưa có liên kết Finance.

Tab Lines, nửa trái cùng dòng: đậu nành 1.020 KG, kho WH-RAW, đơn giá 45.000.

Nửa phải cùng dòng: tổng 45.900.000 VND; đã nhận/trả/lập hóa đơn đều bằng 0.

Đối chiếu đúng mã PO và nguồn SQ trong Overview rồi mở Lines. Kiểm tra từng dòng: vật tư, kho, lượng, ĐVT, đơn giá, tổng và lượng đã nhận/đã lập hóa đơn. Kết quả nhập và kết quả lưu phải trùng nhau; không chỉ dựa vào nhãn Nháp hoặc thông báo xanh. Các ảnh đầy đủ của từng PO có trong mục liên kết bằng chứng của phần này.

Bao bì và bàn giao duyệt độc lập

Màng bọc, nửa trái: mã vật tư, kho, 300.000 EA và đơn giá 650; không nhầm EA với KG.

Nửa phải cùng dòng: 195.000.000 VND; chưa nhận/trả/lập hóa đơn.

Pack có 14 ngày làm việc và 2/10_NET30, ngày nhận dự kiến 24/08. Chiết khấu 2% chỉ áp dụng nếu đáp ứng điều kiện thanh toán; chưa tự giảm giá hoặc ghi chiết khấu khi lập PO. NET30 là thời hạn thanh toán 30 ngày theo thỏa thuận. Ngày nhận trước 31/08 không tự chứng minh đủ thời gian sản xuất: kế hoạch máy, ca, nhân lực và OT còn phải được duyệt riêng.