Phê duyệt đơn mua hàng độc lập — cùng quy trình cho chín PO

Chín PO bổ sung phục vụ đơn V-Mart giao 31/08/2026. Thực hiện từng chứng từ từ đúng báo giá đã lựa chọn, không thay giá, lượng, ĐVT hoặc ngày chỉ để vượt điều kiện duyệt. Quy trình chung trình bày một lần; bảng dưới đây liệt kê toàn bộ kết quả cuối nhóm.

Kết quả đã mở lại: đủ 9 PO Đã duyệt, tổng 1.292.850.000 VND trước thuế. Chưa nhận hàng, ghi công nợ, VAT hoặc thanh toán mới. Lô dừa và chứng từ trước đó giữ nguyên. Mã chứng từ được hệ thống sinh; dùng mã thực tế của lần demo đang chạy.

Ngày PO04/08 và lịch thứ Hai–thứ Sáu không có ngày nghỉ tháng8 là giả định demo. Agri7 ngày→13/08, Nut10→18/08, Pack14→24/08. Không coi đây là xác nhận giao hàng của NCC hay phê duyệt ngân sách22/08; đủ thời gian sản xuất và OT phải được kiểm tra riêng.

Quy trình chung — rà từng dòng và căn cứ quyết định

Đăng nhập người duyệt mua hàng độc lập (Tài khoản được cấp theo vai trò). Mở Purchase → Procure → Purchase orders, chọn đúng PO và mở Lines. Đối chiếu mặt hàng/kho/ĐVT/lượng/đơn giá/tổng với báo giá và lịch nhận. Chọn Approve.

Đọc bảng kiểm soát giá hiện hành: giá tham chiếu phải đúng ĐVT và tiền tệ, ngưỡng lệch theo cấu hình. Giá chuẩn không tự thay thế giá NCC. Nếu thiếu tham chiếu/chính sách hoặc lệch lớn, phải giải trình căn cứ và người duyệt độc lập kiểm tra; không tự mặc định đạt hoặc bỏ qua cảnh báo.

Người duyệt phải khác người gửi. Đọc nguyên văn giải trình của Mua hàng, kiểm tra nguồn/lịch/điều khoản và giá tham chiếu hiện tại trước khi phê duyệt. Không đủ căn cứ thì Reject, nêu rõ lý do để Mua hàng điều chỉnh rồi gửi lại; không duyệt chỉ vì trạng thái đã gửi.

Ví dụ đậu nành: đọc căn cứ trên biểu mẫu, nhập mã lý do và giải trình đầy đủ trước xác nhận.

Xác nhận một lần — đọc lại kết quả đã lưu

Xác nhận Approve trên đúng PO; chỉ gửi một lần.

Kết quả thực đã lưu: đúng mã PO, trạng thái Đã duyệt và nhà cung cấp.

Mở lại Overview/Lines và lịch sử trạng thái: đúng người thực hiện, lý do, trạng thái mới và chứng từ nguồn. Nếu mất kết nối sau xác nhận, kiểm tra chứng từ và lịch sử trước thử lại; không gửi lặp một quyết định đã lưu. Với cả nhóm, lần đối chiếu cuối đã mở Lines của từng PO và kiểm tra lịch sử cùng nguồn.

Trường hợp bao bì — giải trình điều khoản khác danh mục NCC

Báo giá Pack dùng 2/10_NET30, khác NET30 mặc định trong danh mục nhà cung cấp. Đây là điều khoản riêng của báo giá demo, không sửa mặc định NCC hoặc tự trừ chiết khấu. Mua hàng phải chỉ rõ báo giá nguồn và điều khoản riêng; người duyệt độc lập đọc căn cứ này trước quyết định. Nếu không có căn cứ thì Reject để bổ sung, không bỏ cảnh báo.

Biểu mẫu màng bọc: cảnh báo điều khoản khác NET30, giá 650 VND/EA và giải trình nguồn 2/10_NET30; kiểm tra trước xác nhận.

Kết quả chi tiết — giá, lượng và các trường hợp khác biệt

Đậu nành, nửa trái cùng dòng: 1.020 KG × 45.000, kho WH-RAW.

Nửa phải cùng dòng: 45.900.000 VND; chưa nhận/trả/lập hóa đơn.

Màng bọc, nửa trái: 300.000 EA ×650; không nhầm EA với KG.

Nửa phải cùng dòng: 195.000.000 VND; chưa nhận/trả/lập hóa đơn.

Pack: nhận dự kiến24/08, điều khoản2/10_NET30. Chiết khấu2% chỉ ghi nhận khi thỏa điều kiện thanh toán, không tự trừ vào PO. Agri/Nut dùng NET30. Các ảnh nhập liệu, xác nhận và kết quả chi tiết của từng PO được lưu riêng và liên kết bên dưới; phần hướng dẫn không lặp toàn bộ chín lần.