Ngữ cảnh: hóa đơn mua đã khớp PO và phiếu nhập, nhưng “đã gửi sang Finance” chưa ghi nhận công nợ. Kế toán lập đề xuất hạch toán, người duyệt độc lập kiểm tra từng dòng rồi ghi sổ. Không tạo lại phiếu nhập hoặc thanh toán trong bước này.
Dùng lại ba hướng dẫn mẫu đã công bố: Finance User → Finance Adapter → Events → Lines, đối chiếu số hóa đơn/ngày/mặt hàng/UOM/lượng/giá/thuế → Generate proposal. Period Close Approver khác người lập mở Proposals, kiểm tra Nợ151/Nợ1331/Có331 và cân bằng, nhập lý do → Approve. Mở lại đúng đề xuất Approved → Post; xác nhận mã/ngày/tiền, rồi Finance User đọc lại độc lập trạng thái Posted và bút toán.
Kịch bản UAT dùng VAT đầu vào10% đã thống nhất. Nợ151 là tài khoản bù trừ hàng mua theo cấu hình ANF, Nợ1331 là thuế đầu vào và Có331 là công nợ nhà cung cấp. Phiếu kho đã có Nợ152/Có151 trước đó; không ghi nhận vật tư lần thứ hai. Điều kiện khấu trừ và dữ liệu demo không thay thế kiểm tra chứng từ thật khi vận hành.
Hóa đơn mua | Ngày ghi sổ | Nợ151 | Nợ1331 | Có331 / còn nợ | Đề xuất | Bút toán |
|---|---|---|---|---|---|---|
P2P-PI-2026-000002 | 2026-08-14 | 45.900.000 | 4.590.000 | 50.490.000 | FAP-20260814-00001 | JE-2026-000013 |
P2P-PI-2026-000003 | 2026-08-25 | 195.000.000 | 19.500.000 | 214.500.000 | FAP-20260825-00001 | JE-2026-000014 |
P2P-PI-2026-000004 | 2026-08-14 | 172.360.000 | 17.236.000 | 189.596.000 | FAP-20260814-00002 | JE-2026-000015 |
P2P-PI-2026-000005 | 2026-08-19 | 238.000.000 | 23.800.000 | 261.800.000 | FAP-20260819-00003 | JE-2026-000016 |
P2P-PI-2026-000006 | 2026-08-19 | 239.400.000 | 23.940.000 | 263.340.000 | FAP-20260819-00004 | JE-2026-000017 |
P2P-PI-2026-000007 | 2026-08-25 | 48.650.000 | 4.865.000 | 53.515.000 | FAP-20260825-00002 | JE-2026-000018 |
P2P-PI-2026-000008 | 2026-08-14 | 158.640.000 | 15.864.000 | 174.504.000 | FAP-20260814-00003 | JE-2026-000019 |
P2P-PI-2026-000009 | 2026-08-14 | 139.650.000 | 13.965.000 | 153.615.000 | FAP-20260814-00004 | JE-2026-000020 |
P2P-PI-2026-000010 | 2026-08-19 | 55.250.000 | 5.525.000 | 60.775.000 | FAP-20260819-00005 | JE-2026-000021 |
Tổng nhóm9 | VND | 1.292.850.000 | 129.285.000 | 1.422.135.000 | Đã ghi sổ | Chưa thanh toán |
Cách xác nhận kết quả cuối
Đủ9 bút toán Posted, các hóa đơn kế toán Posted/Unpaid, số đã trả0; mỗi hóa đơn có một dòng sổ VAT đầu vào Active, đúng tháng08/2026 và số thuế bảng trên. Thuế ở trạng thái NotDeclared: đã vào sổ VAT, chưa lập/nộp tờ khai. Bước sau phải đối chiếu sổ công nợ, hàng mua bù trừ và chuẩn bị kê khai theo quy trình riêng. Không lấy trạng thái Posted làm bằng chứng đã trả tiền hoặc nộp thuế.
Đối chiếu đủ9 tại Excel và ảnh riêng từng bước; quy trình chung chỉ giải thích một lần. Nếu nguồn, ngày, tax code hoặc tài khoản không khớp, không Approve/Post. Các lượng vật tư nằm ở hóa đơn mua/Matching evidence; đề xuất tài chính theo số tiền không thay bảng chi tiết nhập kho.
Minh họa một kết quả ghi sổ và ba dòng hạch toán
UAT-AGRI-01-20260814-000002 / P2P-PI-2026-000002 → FAP-20260814-00001 → JE-2026-000013. Ngày 2026-08-14; trước thuế45.900.000, VAT4.590.000, công nợ50.490.000VND.
Sau ghi sổ: đúng đề xuất và trạng thái Posted.
Chi tiết: Nợ151/Nợ1331/Có331 cân bằng; không thêm bút toán nhận kho.
Các ảnh nguồn, hộp xác nhận và kết quả riêng của9 hóa đơn trong ba bước được liên kết kèm theo. Mở bút toán/hóa đơn và báo cáo VAT để kiểm tra chi tiết; tổng hợp này không xác nhận đã hoàn tất kê khai, thanh toán hay quyết toán giá thành.