Sau khi nhân viên Kho đã nhận và đối chiếu hàng, Hoàn tất nhiệm vụ WMS chưa làm tăng tồn kho. Người có quyền ghi sổ mở phiếu nhận nguồn, kiểm tra chi tiết rồi Post receipt. Bước này ghi nhập kho và cập nhật lượng đã nhận của PO. Hóa đơn nhà cung cấp, công nợ, VAT, kiểm định và thanh toán được thực hiện ở các bước riêng.
Bảng ghi sáu số cuối: GRN là P2P-GRN-2026-xxxxxx; phiếu kho là INV-RECEIPT-2026-xxxxxx. Mã đầy đủ và ảnh riêng của từng phiếu nằm trong liên kết kèm phần hướng dẫn này.
GRN / phiếu kho | Mặt hàng | Lượng nhập | Giá trị VND | Ngày |
|---|---|---|---|---|
000002 / 000005 | RM-DAU-NANH | 1.020 KG | 45.900.000 | 2026-08-13 |
000003 / 000006 | PKG-WRAPPER-VMART | 300.000 EA | 195.000.000 | 2026-08-24 |
000004 / 000007 | RM-MAT-ONG | 1.112 KG | 172.360.000 | 2026-08-13 |
000005 / 000008 | RM-HAT-OC-CHO | 340 KG | 238.000.000 | 2026-08-18 |
000006 / 000009 | RM-HAT-DIEU | 1.260 KG | 239.400.000 | 2026-08-18 |
000007 / 000010 | PKG-BOX | 13.900 EA | 48.650.000 | 2026-08-24 |
000008 / 000011 | RM-YEN-MACH | 2.644 KG | 158.640.000 | 2026-08-13 |
000009 / 000012 | RM-GAO-LUT | 3.675 KG | 139.650.000 | 2026-08-13 |
000010 / 000013 | RM-CACAO | 170 KG | 55.250.000 | 2026-08-18 |
Đã mở lại đủ chín phiếu: Posted, đúng mặt hàng/kho/ĐVT/giá/ngày, mỗi phiếu đúng một nhập kho. Tổng giá trị tồn kho tăng thêm 1.292.850.000 VND; không cộng số lượng KG và EA thành một tổng. PO tương ứng đã nhận đủ, còn lại 0 và chưa ghi lượng hóa đơn tại bước này. Phiếu dừa đã hoàn tất trước đó giữ nguyên.
Ghi sổ — kiểm tra trước xác nhận
Đăng nhập Nhân viên Kho (Tài khoản được cấp theo vai trò). Vào Purchase → Procure → Receipts, mở phiếu vừa nhận, chọn Received lines. Đối chiếu PO, ngày nhận/ngày ghi sổ, WH-RAW, mặt hàng, ĐVT, lượng chấp nhận, lượng từ chối và đơn giá. Nhiệm vụ WMS phải Hoàn tất; nếu nguồn hoặc lượng sai, xử lý tại bước nhận trước khi ghi sổ, không tăng lượng để vượt kiểm tra.
GRN000002 trước ghi sổ — phóng nửa trái cùng dòng: đậu nành 1.020 KG, lượng còn lại và lượng chấp nhận.
Phóng nửa phải cùng dòng: từ chối 0, đơn giá 45.000, trạng thái Draft; vùng lượng chồng nhau để đối chiếu.
Chọn Post receipt. Hộp xác nhận phải đúng số phiếu vừa kiểm tra. Xác nhận một lần. Nếu mất kết nối, mở lại phiếu và liên kết nhập kho trước khi quyết định thử lại; không bấm lặp khi chứng từ đã Posted.
Xác nhận đúng GRN000002; dữ liệu chi tiết đã kiểm tra trước mở hộp này.
Kết quả — đối chiếu dòng nhận, nhập kho và lô
GRN000002 sau ghi sổ — phóng nửa trái: đúng đậu nành 1.020 KG, còn lại 0.
Phóng nửa phải cùng dòng: nhận 1.020, từ chối 0, đơn giá 45.000, Posted.
Mở liên kết Inventory movement trên phiếu nhận. Kiểm tra Posted, nguồn đúng GRN, ngày13/08/2026, RM-DAU-NANH tại WH-RAW,1.020KG; lô và căn cứ nhận khớp Scans đã được chấp nhận. Mở Inventory → Lots, chọn đúng lô để kiểm tra lượng và hạn dùng. Không chọn một lô có tên gần giống hoặc dùng ảnh mẫu thay kết quả mặt hàng khác.
Phiếu nhập kho phát sinh từ đúng GRN000002; lượng/ĐVT/lô và ngày giữ nguyên.
Kết quả — phóng thông tin nhập kho và truy vết
Cùng ảnh nhập kho — phóng nguồn GRN000002, ngày và đậu nành tại WH-RAW.
Cùng ảnh nhập kho — phóng 1.020 KG, lô và căn cứ nhận; đối chiếu đúng Scans được chấp nhận.
Kết quả — lượng tồn và hạn dùng của lô
Cùng ảnh lô đậu nành — phóng mã lô, mặt hàng, tồn 1.020 KG và ngày sản xuất 01/08/2026.
Cùng ảnh lô — phóng kho WH-RAW, lượng giữ 0, hạn 01/08/2027 và ACTIVE. ACTIVE không thay kiểm định chất lượng.
Ngoại lệ hộp không quản lý lô và bàn giao
PKG-BOX quản lý theo mã hàng, không theo lô. Sau ghi sổ kiểm tra đúng13.900EA ×3.500VND=48.650.000VND, ngày24/08/2026; phiếu nhập không tạo thêm lô giả. Việc không có lô là đúng chính sách này, không phải bằng chứng bị thiếu. Không thay danh mục chỉ để tạo hình thức truy vết giống nguyên liệu.
Phiếu hộp — phóng nguồn GRN000007, ngày 24/08/2026 và PKG-BOX tại WH-RAW.
Cùng ảnh nhập hộp — phóng 13.900 EA và cột lô không áp dụng, đúng chính sách không quản lý lô.
Người kiểm tra | Điều cần xác nhận |
|---|---|
Kho | Mở lại từng GRN/Received lines và phiếu kho: nguồn, lượng/ĐVT, giá trị/ngày; tám mặt hàng có lô đúng, hộp không quản lý lô |
Mua hàng | PO nhận đủ, còn lại0; mọi trường hợp nhận một phần/từ chối phải đối chiếu lượng thực tế riêng |
Quality / sản xuất | Chỉ cấp vật tư khi disposition và điều kiện chất lượng phù hợp; ACTIVE/hạn dùngOK không thay biên bản kiểm định |
Kế toán | Tiếp tục chứng từ hóa đơn và phê duyệt/hạch toán Finance theo luồng; chưa kết luận VAT đã kê khai hoặc AP đã thanh toán |
Lô/ngày hạn/căn cứ nhận bổ sung trong demo được đánh dấu SYNTHETIC, không phải chứng từ nhà cung cấp hay kết quả phòng kiểm nghiệm thật. Hướng dẫn ghi sổ chung dùng một lần; bảng đầu phần và liên kết ảnh riêng giúp xác nhận kết quả từng phiếu, không lặp lại toàn bộ quy trình chín lần.